Gesetzliche Änderung bei der Nutzung elektronischer Kassensysteme ab 01.01.2020

Seitdem die Finanzverwaltung bereits im Jahr 2014 durch ein BMF-Schreiben einen erneuten Anlauf genommen hat, die Relevanz der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) in der steuerlichen Praxis zu erhöhen, wurden bis heute weitere Verwaltungsschreiben veröffentlicht und verschärfende gesetzliche Regelungen eingeführt.  

Insoweit fordert die Finanzverwaltung von jedem Unternehmer eine Verfahrens-, Anwender- und Systemdokumentation, die Beschreibung eines internen Kontrollsystems sowie die Einzelaufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle.

Durch das Kassengesetz, welches im Wesentlichen ab dem 01.01.2020 wirksam wird, wurde die Einzelaufzeichnungspflicht spe-ziell für Kassensysteme weiter verschärft, eine Belegausgabepflicht, die zwingende Einführung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung - TSE - vorgeschrieben sowie eine neue Meldepflicht gesetzlich festgeschrieben. Eine Ausnahme stellt die sog. Kassennachschau dar, welche bereits seit dem 01.01.2018 möglich ist.

Ergänzend hierzu hat die Kassensicherungsverordnung vom 29.05.2018 sowie Anwendungserlasse zu 146b AO v. 29.05.2018 und zu 146 AO v. 19.06.2018 die Schlagkraft der Finanzverwaltung für die Zukunft deutlich erhöht.  

Die Ordnungsmäßigkeit Ihres Kassensystem ist durch die weitere Verschärfung zum 01.01.2020 nur noch gegeben, wenn bei der Speicherung von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen ein Speichermodul vorhanden ist - und auf dem die Daten revisionssicher und für die Dauer der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden - , eine Schnittstelle zum Datenexport für Steuerprüfungen besteht und eine sogenannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Einsatz kommt.  

Bußgelder drohen  

Beim Fehlen eines konformen elektronischen Aufzeichnungssystems oder falscher Verwendung des Systems drohen Bußgelder bis zu 25.000,00 Euro.  

Kassennachschau kommt in der Praxis an  

Mit dem Instrument der Kassennachschau ist das Finanzamt berechtigt, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Ihre Geschäftsräume (auch verdeckt) ohne Ankündigung zu betreten. Soweit hier Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, geht diese Prüfung nahtlos in eine vollwertige Betriebsprüfung über. Auch kann ein Kassensturz durchgeführt und mit dem Bestand des Speichers der Kasse abgeglichen oder die Herausgabe der Verfahrensdokumentation verlangt werden.   Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Finanzämter die Zeit seit der Einführung des Gesetzes genutzt haben, um erste Erfahrungen mit diesem neuen Instrument zu sammeln. Ab dem Jahr 2020 ist daher mit vermehrten Prüfungen zu rechnen.  

Was müssen Sie tun?  

Technische Aufrüstbarkeit prüfen und umrüsten  

Bitte erfragen Sie kurzfristig bei Ihrem Hersteller oder Lieferanten Ihrer elektronischen Registrierkasse, ob die vorgenannten Anforderungen bei Ihrer Kasse erfüllt sind bzw. erfüllt werden können. Eine Aufrüstung muss grundsätzlich bis zum 31.12.2019 erfolgen - ansonsten ist der Einsatz der Kasse ab dem 01.01.2020 nicht mehr ordnungsgemäß. Da die TSE durch die Kassenhersteller teilweise noch nicht entwickelt und kurzfristig nicht bereitgestellt werden kann hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 06.11.2019 eine Nichtbeanstandungsregelung veröffentlicht: bis zum 30.09.2020 wird die notwendige Zeit zur technischen Aufrüstung und Anpassung der elektronischen Aufzeichnungssysteme von Seiten des BMF eingeräumt. Dabei betont das BMF, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen jedoch umgehend durchzuführen sind soweit möglich ist. Von der Belegausgabepflicht wird explizit nicht abgesehen.   

Nur, wenn Ihre Kasse nicht aufrüstbar ist, ist deren Einsatz ohne eine Aufrüstung übergangsweise noch bis zum 31.12.2022 erlaubt. Danach dürfen nur noch elektronische Registrierkassen mit Sicherheitseinrichtung eingesetzt werden.  

Sollte Ihre Kasse nicht aufrüstbar sein, lassen Sie sich das bitte vom Hersteller oder Lieferanten Ihres Geräts bescheinigen - die Finanzverwaltung lässt sich diese Bescheinigungen vorlegen und prüft, ob eine Aufrüstung tatsächlich nicht möglich ist. Insoweit besitzt das Finanzamt umfangreiche Datenbanken, um dies zu überprüfen. Ist die Kasse aufrüstbar planen, Sie mit Ihrem Kassenaufsteller frühzeitig die Umrüstung auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung.  

Meldepflichten erfüllen  

Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, gegenüber dem Finanzamt bis zum 31.01.2020 eine Meldung über alle im Einsatz befindlichen elektronischen Kassensysteme zu erstatten. Mitteilungspflichtig sind:  

• Name des Unternehmers
• Steuernummer
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme Seriennummer der elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Datum der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems  

Ab dem 01.01.2020 ist bei jeder Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems erneut eine Meldung innerhalb eines Monats zu erstatten. Die Meldung hat auf amtlichem Vordruck zu erfolgen – dieser wurde bislang nicht veröffentlicht.  

Mitarbeiter einweisen  

Soweit in Ihrem Betrieb mehrere Personen mit der Bedienung des Kassensystems betraut sind, sind diese in die gesetzlichen Änderungen zur Belegausgabe einzuweisen und über das richtige Verhalten im Falle einer Kassennachschau zu unterrichten.   Verfahrensdokumentation erstellen   Die Verfahrensdokumentation ist Ihre Versicherung im Falle einer Prüfung durch die Finanzämter. Liegt diese nicht vor, führen pauschale Hinzuschätzungen zu hohen Steuernachzahlungen.    

Unser Angebot an Sie  

Im Rahmen der Unternehmensberatungsgesellschaft GTK Consulting GmbH haben wir die entsprechenden Lösungen bereits entwickelt.  

Wir bieten Ihnen die:  

Erledigung der Meldepflicht

Für die Erstmeldung zum 31.01.2020 benötigen wir die o.g. Angaben zu den Punkten 3 bis 7 bis zum 30.11.2019. Soweit sich nach diesem Tag noch Änderungen ergeben, teilen Sie uns diese bitte unverzüglich mit.  

Erstellung einer System- und Verfahrensdokumentation

Im Rahmen der Erstellung analysieren wir Ihre Kassenprozesse und zeigen Ihnen Handlungsbedarf auf. Sie erhalten einen vollständigen „Kassenordner“ mit allen notwendigen Unterlagen, die ein Prüfer des Finanzamts bei einer Kassennachschau noch unmittelbar in Ihren Geschäftsräumen fordern kann. Darüber hinaus sind Checklisten und Verhaltensanweisungen für den Fall der Kassennachschau für Sie und Ihre Mitarbeiter beigefügt.  

Beratung bei der Aufrüstung bestehender Systeme / Investition in ein neues Kassensystem

Mit unserem Kooperationspartner sind wir in der Lage, Ihnen auch bei der Implementierung neuer Hard- und Software weiterzuhelfen. Wir zeigen Ihnen alle Möglichkeiten eines zukunftssicheren, den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Kassensystems auf. Auch für die geforderte revisionssichere Speicherung der Daten oder den unmittelbaren Übertrag in die Steuerberatungskanzlei haben wir bereits ausgereifte Lösungen für Sie.  

Beantragung von Fördermitteln

Das Land NRW bzw. die Bundesregierung haben diverse Förderprogramme aufgesetzt, um Sie bei der Umsetzung der geforderten technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu unterstützen. Wir beraten Sie umfassend und können hierbei eine Förderung von bis zu 80% der Investition erreichen.  

Anbindung Ihrer Kassen an ein revisionssicheres zentrales Archiv

Um der revisionssicheren und dauerhaften Speicherung Ihrer Daten im gesetzlich vorgeschrieben 10-Jahreszeitraum nachzukommen und deren Lesbarkeit und Migration bei Softwareänderungen zu gewährleisten hat die DATEV ein System entwickelt Kassendaten zu sichern. In einer weiteren optionalen Stufe können Sie sämtliche Einzeldaten in Ihre Buchhaltung importieren.